Введение

<< начало

Следует учитывать, что в Правилах ряд направлений работы архивов изложен сжато, поскольку более детальные инструкции и рекомендации будут даны позднее, по завершении их научной разработки. Это относится, в частности, к вопросам организации учёта использования различных категорий документов ГАФ СССР; организации работ, связанных с автоматизацией информационного поиска; к созданию страхового фонда копий особо ценных документов на базе применения новых технических средств и фонда пользования; работе с машиночитаемыми документами; фондированию некоторых групп документов и ряду других работ в государственных архивах.

В Правилах не излагаются вопросы научно-технической обработки документов, поскольку государственные архивы комплектуются, как правило, упорядоченными документами, имеющими описи, составленные в министерствах, ведомствах, учреждениях, организациях и на предприятиях. Необходимый минимум требований к описанию документов, осуществляемому государственными архивами в процессе усовершенствования и переработки описей, изложен в соответствующих пунктах Правил, посвящённых вопросам создания и развития научно-справочного аппарата.

Подразделения государственных архивов, ведущие на договорных началах оказание помощи ведомственным архивам в выполнении работ по обеспечению сохранности и упорядочению документов, должны руководствоваться Правилами работы ведомственных архивов с учётом требований по упорядочению профильной документации, изложенных в настоящих Правилах.

Новые Правила не отменяют изданных в последние годы инструкций и указаний, посвящённых отдельным направлениям работы государственных архивов, а также различных пособий рекомендательного характера, список которых дан в приложении. Их следует применять с учётом требований, изложенных в настоящих Правилах.

К Правилам приложены обязательные формы документации, применяемые в архивном деле, структура формуляров которых определена с учётом современных требований к унификации документов. Учитывая наличие сложившихся и оправдавших себя на практике форм многих учётных и других документов, в них внесены лишь минимально необходимые изменения. С введением в действие настоящих Правил не требуется переработка документов, составленных по ранее действующим формам. Формы некоторых документов, в том числе планово-отчётной документации, ведение которых предусмотрено Правилами, не приложены. Они будут введены позднее, после их разработки.

В Правилах применяется современная терминология, установленная соответствующими государственными стандартами и предусмотренная «Словарём современной архивной терминологии социалистических стран» (выпуск 1, М., 1982). В некоторых случаях сделаны отдельные отступления. Учитывая, что во многих государственных архивах существуют архивохранилища в качестве структурных подразделений архива, этот термин употребляется в Правилах именно в этом смысле, а для обозначения специально оборудованного помещения, предназначенного для хранения архивных документов, применяется термин «хранилище». Термин «дело» применяется в Правилах как вид более общего понятия «единица хранения» по отношению к делопроизводственным управленческим письменным документам.

Правила обязательны для всех государственных архивов, входящих в государственную архивную службу СССР, а также распространяются на соответствующие отраслевые государственные фонды и архивы министерств, ведомств СССР и организаций, осуществляющих государственное хранение соответствующих документов ГАФ СССР (архивы системы Академии наук СССР и академий наук союзных республик, Министерства иностранных дел СССР, музеи и библиотеки Министерства культуры СССР и др.).

Государственные архивы, хранящие научно-техническую и кинофотофонодокументацию, должны пользоваться настоящими Правилами в вопросах организации планирования, отчётности, организации труда, научно-исследовательской и методической работы, публикационной деятельности и работы с делопроизводственными управленческими письменными документами. В других вопросах они руководствуются Правилами работы архивов с кинофотофонодокументами и с научно-технической документацией.

Подготовка новых Правил осуществлена под руководством Главархива СССР специалистами ВНИИДАД с участием работников НИЦТД СССР, центральных государственных архивов СССР, Главархива РСФСР, Главархива УССР, Главархива Узбекской ССР, Главархива Казахской ССР, Главархива Азербайджанской ССР, Главархива Литовской ССР, Главархива Армянской ССР, Московского государственного историко-архивного института.

Правила подготовлены к печати комиссией Главархива СССР в составе: Автократова В.Н., Балюк Т.Д., Бедова Е.Н., Беляевой Л.С, Волковой В.А., Добровской А.В., Елпатьевского А.В., Зонтикова В.К., Калишевич З.Е., Климова В.П., Колосовой Э.В., Кудрявцева И.П., Нефёдовой С.В., Саниной В.В., Силаевой З.А., Снятковой Н.В., Соколовой И.С., Фильчаговой Г.К., Цаплина В.В., Шепуковой Н.М.