Раздел 7. Использование и публикация документов Государственного архивного фонда СССР
7.01. Использование и публикация документов Государственного архивного фонда СССР представляют собой вид научной работы и направлены на обеспечение общественных потребностей необходимой ретроспективной информацией на основе научной разработки архивных фондов.
Документы Государственного архивного фонда СССР, хранящиеся в государственных архивах, используются в политических, народнохозяйственных, научных и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан. Государственные архивы информируют заинтересованные государственные и общественные организации о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры, выполняют их запросы, в установленном порядке выдают копии документов, а гражданам СССР – справки социально-правового характера по документам, представляют документы или их копии для изучения в читальных залах архивов, организуют выставки документов, встречи с общественностью, экскурсии, используют для информации о документах и их содержании печать, телевидение, кино, радио. >>
7.1.1. Информирование учреждений и исполнение их запросов
Информирование учреждений о документах государственных архивов осуществляется путём составления и направления им следующих информационных документов: информационного письма, тематического перечня документов, тематического обзора, архивной справки, а также путём выдачи архивных копий и архивных выписок и выдачи дел во временное пользование.
Информационное письмо
Информационное письмо – официальное письмо, составленное по инициативе архива или в ответ на запрос учреждения и содержащее сведения об имеющихся архивных документах по определённому вопросу.
Тематический перечень
Тематический перечень документов – перечень заголовков дел или документов по определённой теме с указанием их дат и поисковых данных.
Архивная справка – официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов. >>
Государственные архивы на основании хранящихся в них документов выдают учреждениям, организациям и предприятиям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов. >>
Выдача дел во временное пользование
Дела во временное пользование выдаются только по запросам учреждений, организаций и предприятий в соответствии с профилем их деятельности в порядке, установленном подразделом 2.3 настоящих Правил.
7.1.2. Культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа архивов
Формами культурно-просветительной и агитационно-пропагандистской работы архивов являются: организация выставок документов, подготовка тематических подборок, подготовка материалов для использования средствами массовой информации, организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций.
Выставка документов – художественно оформленная подборка документов на определённую тему, предназначенная для публичной демонстрации. Выставки организовываются архивом как самостоятельно, так и совместно с другими учреждениями. >>
Подготовка тематических подборок
На основе документов в архивах подготавливаются тематические подборки, которые предназначаются для оформления стендов и выставок и для использования в качестве наглядных пособий. Тематические подборки размножаются в виде фото копий или тиражируются.
Использование документов средствами массовой информации осуществляется путём подготовки статей и других материалов для периодической печати, радио и телевизионных передач. Государственные архивы готовят статьи и другие материалы для периодической печати, радио и телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой информации, с которыми предварительно согласовываются тематика статей, их объём и сроки подготовки. >>
Организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций, докладов
Встречи, экскурсии, лекции, доклады проводятся на основании предварительной договоренности архива с заинтересованными учреждениями. Встреча с общественностью, как правило, состоит из выступлений сотрудников архива и других лиц с сообщениями о документах, демонстрации кинодокументов и диапозитивов, прослушивания фонодокументов; во время встреч может быть организована экспозиция документов.
Государственные архивы исполняют запросы учреждений и заявления граждан и выдают им архивные справки социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. >>
7.1.4. Работа читального зала архива
Для использования документов в политических, народнохозяйственных, научных и социально-культурных целях в государственных архивах действуют читальные залы. Распорядок работы читальных залов устанавливается с учётом интересов исследователей.
Оформление исследователей для работы в читальном зале
Исследователи – граждане СССР допускаются к работе над документами по письмам организаций, компетентных в тематике исследований. В письме должны быть указаны фамилия, имя и отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические рамки и цели исследования. Письмо оформляется на бланке и подписывается руководством организации.
Выдача дел исследователям
В читальный зал исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования. Для получения документов и архивных справочников исследователи заполняют заказы на выдачу дел. Дела и архивные справочники выдаются исследователям под расписку. Исследователи отвечают за их сохранность. Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел и до 5 описей.
Исследователи, работающие в читальном зале, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. При необходимости сделанные выписки могут быть просмотрены работником читального зала архива. >>
7.1.5. Учёт использования документов
Все формы использования документов подлежат учёту. Учёт возлагается на отдел информации и научного использования или на другое подразделение, исполняющее его функции.
Научно-публикационная деятельность государственных архивов СССР – совокупность работ по подготовке к изданию документальных публикаций, включающая выбор темы, определение типа, вида и формы документальной публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление, составление научно-справочного аппарата к изданию, формирование макета документальной публикации, а также работу с издательством.
Планирование работы
Государственные архивы ежегодно представляют предложения к плану научно-издательской работы на следующий год по определённой форме в вышестоящие архивные управления в установленные сроки. В них включаются документальные публикации, справочно-информационные издания, нормативные и научно-методические пособия и другие работы, подготавливаемые архивом.
7.2.1. Выбор темы и определение типа, вида и формы документальной публикации
Выбор темы
Выбор темы определяется её политической и научной актуальностью, потребностью общества в ретроспективной документной информации, степенью освещенности темы в научной литературе и состоянием источниковой базы. Тема публикации должна носить конкретный характер, определяться четкими хронологическими и географическими рамками.
Типы, виды и формы документальных публикаций
Выбор типа, вида и формы публикации определяется её целевым назначением и составом источников.
Типы документальных публикаций
Документальные публикации подразделяются на следующие типы: научный, научно-популярный и учебный. Все типы публикаций характеризуются научными принципами подготовки, спецификой выявления и отбора документов, приёмов публикации.
Виды документальных публикаций
Документальные публикации могут быть тематическими, пофондовыми, включать документы одного вида или одного лица. Пофондовые публикации характерны для научного типа, другие – для всех типов публикаций.
Формы документальных публикаций
Формы документальных публикаций основываются на внешних признаках, характеризующих издательский аспект, объём и способ воспроизведения публикации.
7.2.2. Организация работы по подготовке документальных публикаций
Формирование коллектива участников работы
Для подготовки документальной публикации определяется коллектив участников работы: составителей и редакторов.
Головная организация
При наличии нескольких учреждений-участников подготовки публикации выделяется головная организация, которая координирует и организует работу, обеспечивает своевременность составления плана-проспекта издания, инструкции, графика работы, контроля за его выполнением, утверждает коллектив редакторов и составителей публикации, организует работу редколлегии, совместно с редколлегией оказывает методическую и практическую помощь соисполнителям, организует рецензирование и обсуждение подготовленной рукописи, ведет переговоры и заключает договор с издательством.
Редколлегия публикации
Для научного руководства и организации работы по подготовке публикации формируется редакционная коллегия, в состав которой входят представители всех учреждений-участников публикации или определяется ответственный редактор.
Главные редакции серийных изданий
Научное руководство и координацию подготовки серий сборников осуществляет главная редакция серии.
Формирование коллектива составителей. Обязанности составителя
Коллектив составителей определяется в зависимости от типа, объёма, структуры документальной публикации и сроков её подготовки.
Подготовка плана-проспекта публикации и организационно-методической документации
План-проспект документальной публикации составляется специалистами по данной теме, как правило, членами редколлегии публикации и утверждаётся на заседании редколлегии.
Изучение литературы
Работа над публикацией начинается с изучения литературы по теме, для чего составляется библиографический список, в который включаются произведения классиков марксизма-ленинизма, работы деятелей КПСС и Советского государства, общие теоретические и специальные труды по теме, справочно-информационный материал, периодические издания, предшествующие издания источников.
Установление источников документальной публикации
Для установления источников публикации определяются архивы, рукописные отделы библиотек, музеев и другие учреждения, а также частные собрания документов.
Выявление и отбор документов
Выявление документов для всех типов публикаций должно быть по возможности исчерпывающим. Выявление начинается с выяснения степени опубликованности документов по теме.
Выбор и передача текста. Археографическое оформление документов
Для публикации выбирается основной текст документа, который должен быть передан с точным соблюдением стилистических и языковых особенностей.
Систематизация документов и разметка примечаний
Систематизация документов внутри публикации определяется её типом и видом и характером документов. Документы могут располагаться по хронологическому, тематическому, географическому, авторскому, корреспондентскому или номинальному признаку.
Составление справочного аппарата документальной публикации
Состав научно-справочного аппарата и его содержание зависят от типа, вида и формы публикации.
Формирование макета документальной публикации, его рецензирование и утверждение к изданию
После составления научно-справочного аппарата формируется макет документальной публикации, который обсуждаётся редколлегией и передаётся на рецензирование.
7.2.3. Организация работы с издательством и учёт вышедших в свет публикаций
Заключение договора с издательством, сдача рукописи, корректура
На каждую документальную публикацию головной организацией заключается договор с издательством. Рукопись сдаётся в издательство в двух идентичных экземплярах.
Тираж и рекламирование издания
В период подготовки документальной публикации головная организация и редколлегия издания должны участвовать совместно с издательством в рекламировании будущей книги, в решении вопросов о её тираже, полиграфическом оформлении и распространении.
Представление изданий в Главархив СССР
Государственные архивы высылают наложенным платежом в Главархив СССР три экземпляра всех вышедших в свет изданий, в подготовке которых они принимали участие.
Учёт изданий архива и рецензий на них
На вышедшую в свет документальную публикацию, справочник, другое издание государственным архивом составляется карточка учёта изданий архива.
Научный отчёт
После завершения подготовки документальной публикации составляется научный отчёт. Отчёты оформляются в соответствии с требованиями, установленными ГОСТом.
| 