Раздел 6. Организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений

6.1. Государственные архивы в пределах предоставленных им Главархивом СССР и главархивами союзных республик прав и полномочий в целях качественного комплектования и обеспечения сохранности документов ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении, осуществляют организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве учреждений, передающих документы на хранение в государственные архивы, а также привлекаются архивными органами к контролю за состоянием документов ГАФ СССР, хранящихся в ведомственных архивах постоянно, и оказанию этим ведомственным архивам методической помощи.

Ведомственным архивам и делопроизводственным службам учреждений, в процессе деятельности которых не образуются документы ГАФ СССР, государственными архивами оказывается методическая помощь в их работе, в том числе в организации хранения документов по личному составу.

6.2. Организационно-методическое руководство и контроль государственных архивов за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений предусматривает:

• осуществление совместно с учреждениями организационных и методических мероприятий по совершенствованию работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;
• ведение пофондового и статистического учёта документов ГАФ СССР, в том числе особо ценных документов и копий страхового фонда, и по личному составу; проведение паспортизации ведомственных архивов;
• участие во внедрении, развитии и совершенствовании ГОСТов на организационно-распорядительную документацию (ОРД), Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД);
• проведение проверок работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве учреждений;
• участие в проведении общественных смотров состояния делопроизводства и деятельности ведомственных архивов;
• организацию на договорных началах помощи ведомственным архивам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов, а также по разработке нормативно-методических пособий и в создании страхового фонда копий особо ценных документов;
• изучение, обобщение и распространение передового опыта работы ведомственных архивов, экспертных комиссий учреждений и организации документов в делопроизводстве;
• повышение квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, председателей и членов экспертных комиссий учреждений;
• учёт работы с учреждениями в государственном архиве.

Совершенствование работы ведомственных архивов, экспертных комиссий учреждений и организации документов в делопроизводстве

Государственные архивы совместно с учреждениями участвуют по поручению архивных органов в подготовке проектов постановлений и решений советских органов и оказывают помощь при разработке проектов приказов учреждений, планов мероприятий по архивному делу и делопроизводству >>

Учёт документов ведомственных архивов

Государственные архивы ведут пофондовый и статистический учёт документов, хранящихся в ведомственных архивах учреждений–источников их комплектования, по следующим установленным Главархивом СССР формам государственного централизованного учёта и статистической отчётности >>

Внедрение, развитие и усовершенствование ГОСТов на ОРД, ЕГСД и УСОРД

6.5. Государственные архивы участвуют во внедрении, развитии и совершенствовании ГОСТов, ЕГСД и УСОРД в учреждениях путём:

проведения совещаний и семинаров по вопросам организации внедрения ГОСТов на ОРД, ЕГСД и УСОРД с работниками учреждений;

• оказания помощи в организации и участия в совещаниях и семинарах, проводимых учреждениями по их внедрению;
• оказания помощи в подготовке учреждениями распорядительных документов по внедрению ГОСТов на ОРД, ЕГСД и УСОРД;
• изучения и обобщения практики внедрения в учреждениях ГОСТов на ОРД, ЕГСД и УСОРД и внесения соответствующих предложений по их совершенствованию.

Проведение проверок работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организаций документов в делопроизводстве

Государственные архивы участвуют в комплексных проверках деятельности ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве учреждений, проводимых главными архивными управлениями, архивными управлениями и отделами, по согласованию с ними самостоятельно осуществляют комплексные проверки; самостоятельно осуществляют тематические и контрольные проверки. >>

Проведение общественных смотров

6.7. Государственные архивы участвуют в проведении общественных смотров состояния делопроизводства и работы ведомственных архивов, проводимых советскими органами, министерствами, ведомствами, другими учреждениями. По поручению архивных органов они осуществляют методическое руководство смотрами, при этом они принимают участие в смотрах на всех этапах их проведения: в определении организационных форм (видов) смотров (территориальных, ведомственных, тематических по однородным учреждениям и т.д.); периодов их проведения; в разработке условий смотра и положения о смотровой комиссии; в работе центральной и местных смотровых комиссии, подготовке справки и распорядительного документа по итогам смотра.

6.8. Государственные архивы в целях улучшения состояния делопроизводства и работы ведомственных архивов организуют смотры-конкурсы на звание «Лучший ведомственный архив», «Лучший объединённый архив» и другие мероприятия.

Оказание помощи ведомственным архивам на договорных началах

6.9. В целях оказания на договорных началах помощи ведомственным архивам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов, а также в создании страхового фонда копий особо ценных документов в государственных архивах образуются соответствующие структурные подразделения – отделы или группы, содержащиеся за счет спецсредств.

6.10. Списки учреждений, которым предполагается оказать помощь на договорных началах, последовательность оказания помощи, а также виды и методика работ, намечаемых к исполнению в этих учреждениях отделами (группами) за счет спецсредств, в обязательном порядке согласовываются с соответствующими бюджетными структурными подразделениями госархива.

6.11. Руководство государственного архива при необходимости образует специальную комиссию из представителей заинтересованных структурных подразделений для осуществления контроля за качеством работ, проводимых отделом (группой) за счет спецсредств.

Изучение, обобщение и распространение передового опыта

6.12. Государственные архивы систематически изучают, обобщают и распространяют передовой опыт ведомственного хранения документов и организации документов в делопроизводстве:

• на основе непосредственного изучения деятельности ведомственных архивов, работы экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве в учреждениях и анализа получаемых из учреждений сведений об их работе составляют аналитические справки, обзоры, рекомендации, инструкции и т.д., которые используются в практике работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и в организации документов в делопроизводстве;
• проводят совещания и семинары по обмену опытом работников ведомственных архивов, экспертных комиссий и делопроизводственных служб;
• информирует общественность об открытии выставок через печать, по радио, телевидению, знакомят с деятельностью лучших (образцовых) ведомственных архивов и делопроизводственных служб; создают «Советы ведомственных архивов» и т.д.

Организация повышения квалификации работников ведомственных архивов

Государственные архивы совместно с архивными органами и учреждениями или самостоятельно организуют повышение квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, председателей и членов экспертных комиссий >>

Учёт работы с учреждениями в государственном архиве

6.16. На каждое учреждение, документами которого комплектуется государственный архив, заводится наблюдательное дело. В нега включаются документы, характеризующие работу ведомственного архива и состояние организации документов в делопроизводстве учреждения (копии приказов учреждения по архивному делу и делопроизводству, положения об архиве и ЦЭК (ЭК) учреждения, номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, материалы проверок и другие документы).

6.17. В целях учёта работы государственного архива с учреждениями на каждое учреждение заводится карточка (Приложение 37).