Система научно-справочного аппарата к документам Государственного архивного фонда СССР
4.01. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам Государственного архивного фонда СССР – это комплекс архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах. СНСА создаётся для обеспечения сохранности и поиска архивных документов в целях эффективного использования содержащейся в них информации.
Состав системы НСА
4.02. В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).
4.03. Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.
Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники – поиск документов по материалам конкретного фонда.
4.04. Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.
Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчётом, подлежат государственной регистрации в соответствии с п. 8.1.12 настоящих Правил.
Дифференцированный подход к созданию НСА
4.05. При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определённой методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ в зависимости от категории фонда, категории его обособленной части (см. п. 1.2.39), характера его документов, состояния и состава имеющегося научно-справочного аппарата к фонду.
4.06. К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели; материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания – подокументный; в путеводителе на них составляется индивидуальная характеристика.
К наиболее информативным и используемым фондам первой категории возможно создание других архивных справочников, раскрывающих содержание документов – обзор фондов, указателей к документам и др.
4.07. К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи (предметный или его разновидность – географический или специальный предметный); основным способом описания при каталогизации будет поединичный; в путеводителе информация о них может быть включена в групповую характеристику.
4.08. К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат. Описи таких фондов могут не содержать указателей; при каталогизации может быть составлена одна отсылочная карточка на фонд, группу фондов; в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.
4.09. При создании и совершенствовании научно-справочного аппарата отдельные структурные подразделения фонда, имеющие самостоятельные описи, могут быть отнесены к разным категориям.
Внутрифондовое категорирование проводится также применительно к объединённым фондам, в составе которых могут иметься фонды различных уровней информативности.
Преемственность НСА ведомственных и государственных архивов
4.010. Преемственность учётно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним.
4.011. Утверждённые Центральной экспертно-проверочной комиссией – экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК – ЭПК) архивных учреждений описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения государственный архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на государственное хранение, после чего описи становятся частью системы научно-справочного аппарата государственного архива.
Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных архивов могут быть приняты в государственные архивы для использования в составе системы НСА.
Учёт состояния системы научно-справочного аппарата архива
4.012. Для определения путей совершенствования системы научно-справочного аппарата архива необходим анализ и учёт состояния всех имеющихся справочников, который, ведётся в картотеке (журнале) по учёту состояния НСА.
Архивная опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел.
Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации. >>
Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива. В него включаются сведения об основных фондах архива. >>
В системе научно-справочного аппарата указатели, в том числе указатели к описям и документам фонда, могут быть самостоятельными архивными справочниками или элементом справочного аппарата к ним. >>
Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, предназначенный для информации заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. >>
Автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) по документам государственных архивов создаются в целях совершенствования методов и форм информационного обслуживания. >>
Основной задачей издания архивных справочников является научная информация о документах государственных архивов в целях расширения сферы их использования. >>
| 