Раздел 3. Государственный учёт документов Государственного архивного фонда СССР
3.1. Государственный учёт документов Государственного архивного фонда СССР – это определение их количества в установленных единицах учёта и отражение этого количества в учётных документах.
Учёт документов государственных архивов является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определённым классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.
3.2. Основными единицами учёта являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения.
Учёту подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда и копии фонда использования, а также описи дел.
3.3. Учёт документов в государственных архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учётных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах), динамичности.
Централизация и преемственность учёта достигается строгой регламентацией системы учётной документации, требований к её заполнению; единым методическим руководством.
Динамичность обеспечивается оперативным внесением изменений в учётные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объёме фондов в Центральный фондовый каталог Главного архивного управления при Совете Министров СССР, каталоги главных архивных управлений союзных республик, архивных управлений (отделов) автономных республик, архивных отделов краёв и областей.
3.4. Учёт документов в государственных архивах осуществляется централизованно специальным подразделением или специально выделенным сотрудником. В государственных архивах, кроме централизованного учёта, ведётся учёт документов в каждом архивохранилище. Порядок ведения учёта, вспомогательные формы учётной документации, порядок внесения изменений в учётные документы архива, а также передачи соответствующих учётных документов из архивохранилища в подразделение централизованного учёта регламентируются приказом директора архива.
С целью правильной организации учёта в архиве составляется схема учёта, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учёту при приёме (или выбытии) дел, с указанием по каждому этапу где, какие учётные документы и кем заполняются; отражается взаимосвязь централизованного учёта и учёта по архивохранилищам.
Учёт документов в государственном архиве ведётся по основным и вспомогательным учётным документам. Ведение основных учётных документов обязательно для каждого государственного архива. Необходимость ведения вспомогательных учётных документов определяется в каждом государственном архиве руководством архива >>
Все поступившие в архив документы, а также обнаруженные и неучтённые документы, вносятся в книгу учёта поступлений. Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточка фонда и карточки указателя к листам фондов >>
Документы могут быть сняты с учёта на основании: акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; акта о неисправимых повреждениях дел >>
Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел и реестрам описей особо ценных дел. Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления >>
За единицу хранения и учёта страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нём фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма >>
Учёт документов, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности
3.34. Учёт документов, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности, ведётся по инвентарной книге учёта дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности (Приложение 22). Инвентарная книга учёта составляется в трёх экземплярах. Первый экземпляр хранится в отделе учёта, второй – у материально-ответственного лица, третий – в бухгалтерии.
Документы с ценностями вносятся в инвентарную книгу учёта по порядку номеров фондов и описей, а внутри каждой описи – по порядку номеров дел. На каждом деле (книге), внесённом в инвентарную книгу, проставляется шифр в виде дроби, где числителем является инвентарный номер, а знаменателем – архивный шифр (например, инв. № 1 / ЦГАОР Ф. 672). Инвентарная книга учёта должна быть до её заполнения прошнурована, пронумерована и скреплена сургучной печатью. В инвентарной книге учёта после каждого поступления или выбытия составляется итоговая запись, в которой цифрами и в круглых скобках прописью указывается количество дел, внесённых в книгу, дата её заполнения, должность и фамилия материально-ответственного лица.
3.35. Учёт печатей может вестись по карточкам учёта печатей, составленным на каждый оттиск печати. Единицей учёта и описания оттисков печатей является отдельный оттиск печати вне зависимости от того, какое количество оттисков одной и той же печати сохранилось.
Все описательные карточки, составляемые на каждый оттиск печати, составляют единую картотеку печатей архива.
| 