Раздел 2. Обеспечение сохранности документов Государственного архивного фонда СССР

2.01. Для обеспечения сохранности документов Государственного архивного фонда СССР в государственных архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:

• создание оптимальных условий хранения документов;
• размещение документов в хранилищах, топографирование;
• соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;
• проверка наличия и состояния дел;
• создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;
• обеспечение физико-химической сохранности документов. Подготовка дел к сдаче в лабораторию.

2.02. Обеспечение сохранности документов возлагается приказом директора архива на заведующего архивохранилищем (старшего хранителя, хранителя фондов).

Хранилище принимается по акту, акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим, один экземпляр остается у заведующего архивохранилищем (хранителя фондов), второй – у заведующего отделом обеспечения сохранности или директора архива.

При приёме хранилища заведующий архивохранилищем (хранитель фондов) сверяет по учётным документам наличие фондов и учётно-справочного аппарата, в необходимых случаях проводится проверка наличия и состояния принимаемых фондов.

Заведующий архивохранилищем (хранитель фондов) несёт полную ответственность за сохранность переданных ему фондов. Хранилища, находящиеся в его ведении, должны быть изолированы от других хранилищ и рабочих помещений.

2.1. Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов >>

2.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование

Документы архива подразделяются на документы общего хранения и обособленного хранения. Место расположения и площадь, выделяемая для размещения документов обособленного хранения, устанавливаются архивом, исходя из реального объёма и перспектив комплектования архива >>

2.3. Порядок выдачи дел из хранилищ

Дела выдаются из хранилища для использования, для проведения архивных работ с документами, для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности >>

2.4. Проверка наличия и состояния дел

Проверка наличия и состояния дел проводится в целях установления фактического наличия дел, дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой каждого государственного архива >>

2.5. Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

Страховой фонд представляет собой совокупность страховых копий особо ценных документов государственного архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа черно-белой фотографической пленке непосредственным фотографированием документа и впоследствии именуемый «микрофильм страхового фонда» >>

2.6. Обеспечение физико-химической сохранности документов; подготовка дел к сдаче в лабораторию

Комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливанию, физической и химической реставрации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и другим видам работ, обеспечивающих сохранность документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений, или архивы >>