Учётные документы государственного архива

3.5. Учёт документов в государственном архиве ведётся по основным и вспомогательным учётным документам. Ведение основных учётных документов обязательно для каждого государственного архива. Необходимость ведения вспомогательных учётных документов определяется в каждом государственном архиве руководством архива.

3.6. Основными учётными документами в государственном архиве являются:

• книга учёта поступлений документов (Приложение 13) – для учёта каждого поступления документов в архив;
• книга учёта поступлений страхового фонда и фонда пользования (Приложение 14) – для учёта каждого поступления страхового фонда и фонда пользования;
• список фондов (Приложение 15) – для пофондового и количественного учёта фондов (объединённых архивных фондов) – и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;
• список фондов, содержащих особо ценные дела (Приложение 16) – для учёта фондов, содержащих особо ценные документы;
• лист фонда (Приложение 17) – для фиксации изменений в названии фонда, учёта состава и объёма фонда в целом и по каждой описи, учёта и нумерации описей данного фонда, учёта документов, отражающих изменения в составе и объёме фонда;
• архивная опись (Приложение 18) – для поединичного и суммарного учёта дел;
• опись особо ценных дел (Приложение 19) – для поединичного и суммарного учёта особо ценных дел и дел, содержащих отдельные особо ценные документы;
• опись страхового фонда (Приложение 20) – для поединичного и суммарного учёта единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;
• реестр описей особо ценных дел (Приложение 21) – для учёта количества описей особо ценных дел;
• инвентарная книга учёта дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности (Приложение 22), – для поединичного и суммарного учёта таких дел;
• паспорт архива – для отражения состояния архива на 01.01. каждого года;
• паспорт хранилища (произвольной формы) – для суммарного учёта фондов, единиц хранения и их состояния в данном хранилище (для хранилищ I–III групп) на 01.01. каждого года;
• сведения об изменении в составе и объёме фондов (Приложение 11) на 01.01. каждого года.

Кроме того, для учёта количества листов в деле должен иметься лист-заверитель дела (Приложение 23); для учёта документов в деле может быть составлена внутренняя опись документов дела (Приложение 24).

Для централизованного государственного учёта документов ГАФ СССР государственными архивами составляется карточка фонда (Приложение 25 или 25-а).

На каждый фонд ведётся дело фонда.

3.7. Вспомогательными учётными документами являются реестры описей, карточки и книги учёта движения фондов, описей, дел, книги учёта документов, передаваемых в другие архивы, книги учёта фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др.

3.8. Учётные документы ведутся раздельно на документы досоветского и советского периодов. Номера фондов советского периода в архивах, хранящих документы обоих периодов, а также карточки фондов должны иметь букву «Р», отделяемую от цифрового обозначения номера чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).

3.9. В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда; историческая справка, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, рабочие инструкции по обработке фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда; старые листы фонда после пересоставления; документы по изменению объёма фондов; акты приёма документов, акты передачи документов, акты об обнаружении, акты о выделении документов, не подлежащих дальнейшему хранению, акты о неисправимом повреждении, материалы проверок наличия, список книг, переданных из фонда в архивохранилище печатных изданий, и другие документы.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объёме фонда или отдельных единиц хранения, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учётные документы. Эти отметки делаются штампом (2×10 см) с текстом: «Учтено в …… дата …… подпись». Делу фонда присваивается номер данного фонда. Все листы в деле фонда должны быть подшиты и пронумерованы. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, дело фонда снабжается заверительной надписью на листе-заверителе.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их исковых данных.

Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

3.10. Записи в учётные документы вносятся только сотрудниками, ответственными за учёт. Все основные учётные документы сосредоточиваются в изолированном помещении, хранятся в сейфах и находятся в ведении главного хранителя или лиц, ответственных за учёт. По окончании работы сейфы и помещения, в которых находятся учётные документы, должны быть заперты и опечатаны. Учётные документы (кроме описей дел) предназначены для внутриархивного пользования и исследователям не выдаются.