Учёт выбытия документов

3.21. Документы могут быть сняты с учёта на основании:

• акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 26);
• акта о неисправимых повреждениях дел (документов) (Приложение 27);
• акта об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтённые и т.д.) (Приложение 28);
• акта приёма-передачи документов в другой государственный или ведомственный архив (Приложение 5);
• акта описания документов, переработки описей (Приложение 29);
• акта о технических ошибках в учётных документах (Приложение 30);
• акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 10).

3.22. При выбытии описанных материалов в соответствующих описях в графе «Примечания» против каждого выбывшего дела ставится штамп «Выбыло». В конце описи делается новая итоговая запись (см. пп. 4.1.45–4.1.46 настоящих Правил), в которой указывается на основании каких документов выбыли дела.

3.23. При записи выбытия документов в листе фонда в графе «Выбытие» указывается документ, на основании которого выбыли дела и количество выбывших дел по каждой описи отдельно. В графе «Наличие (остаток)» листа фонда указывается общее количество описанных материалов фонда, остающееся после данного выбытия, и их новый объём по соответствующим описям. При выбытии всех документов описи номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным.

3.24. При передаче фонда из одного государственного архива в другой передаются описи фонда, лист фонда, дело фонда.

В списке фонда в случае выбытия всего фонда в графе «Отметка о выбытии» указывается название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.