Учёт поступлений документов

3.11. Все поступившие в архив документы, а также обнаруженные и неучтённые документы, вносятся в книгу учёта поступлений. Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточка фонда и карточки указателя к листам фондов.

3.12. В книгу учёта поступлений документов (Приложение 13) записываются последовательно все первичные и повторные поступления документов каждого фонда. Каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (наименование фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учёта поступлений после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие материалы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

Ежегодно в книге учёта поступлений подводится итог количества поступивших за год единиц хранения (документов).

3.13. В список фондов (Приложение 15) фонд записывается только раз при первом поступлении его в архив. Каждому поступающему в архив фонду присваивается номер по списку фондов.

Объединённые фонды и коллекции учитываются на общих основаниях с фондами.

В случае передачи фонда в другой архив, а также если фонд был использован и позднее включён в состав объединённого архивного фонда, освободившийся номер другому фонду не присваивается.

Перенумерация фондов производится в исключительных случаях только с разрешения Главархива СССР.

Название фонда вносится в список фондов с титульного листа описи или из исторической справки.

Название фонда состоит из полного и в скобках официально принятого сокращённого названия учреждения-фондообразователя, его подчинённости, местонахождения, крайних дат существования.

Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается только последнее его название. Все предыдущие названия приводятся только в листе и карточке фондов.

Для объединённых фондов в списке фондов даётся обобщённое название объединённого фонда, а названия учреждений, которые вошли в данный объединённый фонд, приводятся в листе и карточке фонда.

Для фонда личного происхождения название фонда может состоять из фамилии, имени, отчества лица, указания родственных отношений, псевдонима, рода деятельности (профессии), служебного положения, принадлежности к политической партии, звания; название семейного или родового фонда – из фамилии и инициалов членов семьи или рода и титула (если он есть). Фамилии, имена, отчества, титул, род деятельности, служебное положение и т.д. всех членов семьи или рода указываются в листе фонда, карточке фонда.

Между названиями двух разных фондов оставляется свободная строка. К списку фондов составляется итоговая запись на 01.01. каждого года.

3.14. Лист фонда (Приложение 17) заводится при первом поступлении фонда и заполняется с соблюдением следующих основных требований.

В графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления фонда в данный архив; для объединённого архивного фонда и коллекции – дата поступления или дата создания их в архиве.

В графе «Крайние даты каждого названия фонда» ставится начальная и конечная дата существования учреждения под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Для объединённого архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчинённости учреждений, указываются даты наименования объекта или соответствующего руководящего органа, а для объединённого архивного фонда, образованного из документов однотипных учреждений одинакового целевого назначения или учреждений, последовательно сменявших друг друга,– даты образования самого раннего из них и дата ликвидации последнего. Если учреждение продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. Для фондов личного происхождения в этой графе указываются даты жизни лица-фондообразователя.

В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия учреждения-фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Для объединённых архивных фондов даётся обобщённое название фонда, а в графе «Название описи» листа фонда перечисляются названия всех учреждений-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединённого фонда, за весь период их существования. Все последующие изменения в названии учреждения-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В графе «Местонахождение фонда» указывается название данного государственного архива, в котором хранится фонд.

3.15. В листе фонда фиксируются все поступления описанных и неописанных документов фонда. Основанием для записи поступлений документов являются: акт приёма-передачи, акт обнаружения, акт описания документов, переработки, усовершенствования описей, акты о технических ошибках в учёте, по листу фонда присваиваются очередные порядковые номера описям по мере их поступления в архив или составления в архиве. При поступлении документов от учреждений по имеющейся описи или её продолжениям в листе фонда делается новая запись. При записи поступления в графе «Название описи, аннотация документов» даётся наименование каждой описи или аннотация (краткая характеристика) документов. По каждой внесённой в лист фонда описи (её годовому разделу) проставляются крайние годы документов. Количество дел приводится по каждой описи отдельно. В графе «Наличие (остаток)» указывается количество дел по описи, по которой произведена запись, а также по всему фонду в целом.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верху которого указывается «Продолжение, ф. № … лист 2». На первом листе делается ссылка «см. продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)». Листы-продолжения подкладываются за основными листами.

3.16. Лист фонда пересоставляется, если он неисправимо поврежден и если объединённому архивному фонду присвоен номер одного из фондов, вошедших в его состав;

В случае пересоставления листа фонда старый помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» и указывается дата пересоставления листа, должность, подпись.

3.17. Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в парке с клапанами. В каждой папке на листе-заверителе делается заверительная надпись, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке. Все листы данного фонда нумеруются в правом верхнем углу.

3.18. Карточка фонда (Приложение 25 или 25-а – на фонды, включаемые в АСНТИ по документам ГАФ СССР) составляется на каждый впервые поступивший фонд в количестве, необходимом для посылки вышестоящим главным архивным (архивным) управлениям (отделам) и Главархиву СССР. Карточка фонда заполняется на основании листа фонда. Карточка фонда, направляемая в Главархив СССР, заполняется на русском языке.

3.19. Учёт изменений в составе и объёме фондов ведётся в архивах в течение года и раз в год в сроки, установленные Главархивом СССР и главархивами союзных республик, сведения о таких изменениях (Приложение 11) представляются вышестоящему архивному органу для внесения изменений в фондовый каталог.

3.20. Для установления наличия в архиве того или иного фонда, а также облегчения отыскания нужных листов фондов в государственном архиве составляется карточный указатель фондов. Карточки указателя составляются на каждое название фонда.

На карточке указателя проставляется номер и название фонда (название учреждения-фондообразователя), крайние даты существования учреждения-фондообразователя под этим названием и размещается в картотеке в соответствии с определённой классификационной схемой.