2.6 Обеспечение физико-химической сохранности документов; подготовка дел к сдаче в лабораторию

2.6.1. Комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливанию, физической и химической реставрации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и другим видам работ, обеспечивающих сохранность документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений, или архивы.

2.6.2. При обнаружении в хранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению.

Документы, пораженные плесенью, изолируются от остальных и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, на которых лежали пораженные материалы, и прилегающие к ним стены протираются 1–5% раствором формалина, а затем просушиваются. Дезинфицируются также коробки, папки и другие средства упаковки.

Документы, пораженные насекомыми, также изолируются и подвергаются дезинсекции. Для уничтожения насекомых в условиях архива можно применять бромистый метил, хлорофос (3% водный раствор) и инсектициды в аэрозольных баллонах, используемые в быту для борьбы с насекомыми. При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах архивохранилища – на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д.– необходима дезинсекция всего хранилища. Такую дезинсекцию проводят специальные фумигационные отряды карантинной службы или санитарно-эпидемиологической станции.

При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обращаться в санитарно-эпидемиологическую станцию.

2.6.3. Документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учёта физического состояния документов, где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование).

2.6.4. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные биологическими вредителями – плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования документов. Из равноценных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие документы и документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лабораторий.

2.6.5. Подготовка дел к сдаче в лабораторию включает:

• выемку дел;
• сверку исковых данных и заголовков дел с описью; составление титульного листа;
• проверку правильности подбора и нумерации листов дела и соответствия нумерации заверительной надписи в делах;
• оформление передачи дел.

2.6.6. При подготовке дел на страховое копирование проверяется также физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, а также документы, требующие физико-химической реставрации и консервационно-профилактической обработки.

2.6.7. Сверка исковых данных дела с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, правильности составления заголовка и шифровки дела. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист дела должны быть пересоставлены.

2.6.8. При проверке правильности подбора и нумерации листов обращается внимание на четкость проставления номеров и зачеркивания неправильных (старых) номеров.

2.6.9. При микрофильмировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством государственного архива при полной невозможности микрофильмировать переплетённое дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией заново.

2.6.10. Передача дел в лабораторию оформляется заказом, который подписывается директором и бухгалтером государственного архива.

Заказ, оформляемый архивом на каждую партию документов, передаваемых в лабораторию, должен содержать сведения о номерах и названиях фондов, номерах описей и дел, количестве листов и страниц в каждом деле, об общем количестве листов и страниц в данном заказе.

Микрофильмирование документов должно проводиться по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в фонде по порядку описей и номеров дел (опись копируется непосредственно перед делами данной описи), что должно отражаться при формировании заказа.

В заказе на специальную обработку документов оговаривается вид обработки документов (реставрация, переплёт и т.п.), а также особые требования заказчика, которые должны быть учтены при выполнении заказа.

Заказ составляется в необходимом количестве экземпляров.

2.6.11. При приёме дел лабораторией проверяется:

• правильность оформления заказа;
• соответствие количества и подбора передаваемых дел записям в заказе;
• правильность оформления дел, передаваемых в лабораторию, в соответствии с существующими требованиями.

Лаборатория несёт ответственность за сохранность документов в течение всего времени нахождения документов в лаборатории (с момента их поступления до момента сдачи представителям архива-заказчика).

2.6.12. При приёме дел и изготовленных копий из лаборатории проверяется:

• соответствие количества и подбора возвращаемых лабораторией дел;
• наличие акта технического состояния (при микрофильмировании документов) и заключения лаборатории о характере специальной обработки дела;
• наличие в заверительной надписи дела отметки (специального штампа) о выполненной лабораторией работе;
• полнота исполнения заказа и качество читаемости текста (по позитивам).