2.5 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

2.5.1. Страховой фонд представляет собой совокупность страховых копий особо ценных документов государственного архива.

Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа черно-белой фотографической пленке непосредственным фотографированием документа и впоследствии именуемый «микрофильм страхового фонда».

Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах.

2.5.2. Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается для государственного архива комплект копий особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования создаётся для обеспечения сохранности оригиналов документов и организации работы по использованию.

2.5.3. Очередность страхового копирования документов определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом состоянии или интенсивно используются.

2.5.4. Порядок описания и учёта страхового фонда и фонда пользования осуществляется в соответствии с нормативно-методическими документами Главархива СССР.

2.5.5. Разрешение на передачу страховых копий в специальное хранилище даёт Главархив СССР (для ЦГА СССР) и главархивы при советах министров союзных республик (для остальных государственных архивов).