2.4 Проверка наличия и состояния дел

2.4.1. Проверка наличия и состояния дел проводится в целях установления фактического наличия дел, дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки.

2.4.2. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой каждого государственного архива.

Плановые проверки наличия и состояния дел проводятся:

• по фондам первой категории – один раз в 10 лет;
• по фондам второй и третьей категорий – один раз в 15 лет;
• особо ценных документов – один раз в 5 лет.

Периодически, в сроки, установленные в каждом государственном архиве, исходя из конкретных условий (раз в квартал, раз в год) рекомендуется проведение проверок наличия и состояния дел, выдававшихся в течение предыдущего периода из хранилищ.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния дел всех или части фондов архива.

2.4.3. Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2-х человек.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, проводится сверка сопоставимых показателей в учётных документах, выверка учётной документации, в ходе которой уточняется нумерация дел по описи, соответствие нумерации итоговым записям, показателям в листе фонда, соответствие записей о движении дел в фонде и документов, подтверждающих это движение в деле фонда. Итоги этой работы отражаются в акте проверки наличия и состояния дел.

Выверка учётной документации и проверка её наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

2.4.4. Проверка наличия и состояния дел проводится путём сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных частей, делопроизводственного номера, заголовка, крайних дат, количества листов), фактического наличия дел с итоговыми записями в описях. Физическое состояние определяется путём визуального просмотра дел. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, затем в акте проверки.

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел или других учётных документах категорически запрещается.

2.4.5. Дела, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях (их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам регистрации выдачи дел из хранилищ). Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

2.4.6. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде (Приложение 8) составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объёму фондов допускается составление одного листа на все описи. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах каждой проверки, подписываются исполнителями.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

2.4.7. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

• сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;
• подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;
• изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные дела других фондов;
• сообщать заведующему архивохранилищем о делах, зараженных плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
• дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.

2.4.8. При проверке наличия дел, документы которых не подшиты ввиду их художественной ценности или по иным причинам, хранятся в папках и учитываются по внутренним описям, проводится сверка наличия документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов. Итоги проверки фиксируются в листе проверки наличия документов (форма та же). В листе проверки соответственно должны быть изменены названия граф.

2.4.9. По окончании проверки наличия и состояния дел (документов) в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.

В случаях обнаружения в описи неучтённых литерных и свободных, а также продолженных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется.

2.4.10. На основании итоговых записей в листе (листах) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (Приложение 9). Акт проверки наличия и состояния дел подписывается исполнителями. Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел в случае необходимости составляются прочие документы: акты о технических ошибках, об обнаружении неучтённых дел, о неисправимых повреждениях дел и т.п. Необнаруженные при проверке дела заносятся на карточки, где указывается номер и название фонда, номер описи, номер и заголовок дела. Результаты проверки состояния дел заносятся в картотеку или книгу учёта физического состояния документов.

Если в ходе проверки наличия выявлено отсутствие дел, организуется их розыск в течение одного года с момента завершения проверки.

Организация розыска дел

2.4.11. В ходе розыска необходимо:

• изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, и сверить их с описью, по которой проводилась проверка; это позволит выявить ошибки в подсчетах, установить номера и заголовки дел, выделенных к уничтожению, переданных в другие архивы или фонды, как непрофильные; установить номера и заголовки дел, включённых в опись;
• проанализировать заголовки необнаруженных дел и итоговые записи в описях проверяемого фонда, что позволит выявить дела, включённые в опись дважды или включённые в другую опись данного фонда, но под другим номером;
• изучить невнесённые в опись дела, среди которых могут оказаться необнаруженные дела;
• изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда;
• изучить дела, аналогичные по содержанию с необнаруженными, подвергавшиеся ранее микрофильмированию, реставрации, переплёту, научно-технической обработке, так как в процессе работы могут быть допущены ошибки в формировании, систематизации, описании документов в делах;
• проверить дела находящихся рядом фондов, так как возможно обнаружение неправильно подложенных дел:
• изучить учётные документы по выдаче дел из архивохранилища в читальный зал и рабочие комнаты;
• организовать поиск необнаруженных дел в учреждениях, у владельцев личных архивов, от которых дела и документы были приняты на государственное хранение, так как дела могли быть не сданы и это не отражено в актах приёма-сдачи дел;
• организовать поиск необнаруженных дел в архивах, которым передавались непрофильные фонды.

Оформление результатов розыска

2.4.12. В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия и состояния дел, дела могут быть найдены, отсутствие дел может быть подтверждено документами, дела могут быть не найдены.

2.4.13. Дела, найденные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. Составляется справка об их обнаружении, которая является основанием для исключения этих дел из числа необнаруженных. Справка хранится в деле фонда. В картотеке необнаруженных дел за подписью хранителя делается отметка о возвращении дел в фонд.

Дела, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учёта в соответствии с пп. 3.21–3.24 настоящих Правил.

2.4.14. На необнаруженные дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт о необнаружении дел (Приложение 10). К акту составляется подробная справка о проведении розыска. Справка подписывается заведующим отдела (архивохранилища) и главным (старшим) хранителем (хранителем) фондов. Документы о результатах розыска рассматривает вышестоящий архивный орган, который даёт разрешение на снятие с учёта дел, не обнаруженных при проверке наличия. На основании письменного разрешения вышестоящего архивного органа директор архива издаёт приказ о снятии отсутствующих дел с учёта. Изменения вносятся во все учётные документы, включаются в «Сведения об изменениях в составе и объёме фондов» (Приложение 11), сообщаются в установленном порядке в фондовый каталог, составляется акт о завершении розыска дел (Приложение 12).

2.4.15. По результатам проверки состояния дел принимаются необходимые меры по обеспечению физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

2.4.16. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учётные документы проверявшегося фонда.