2.3 Порядок выдачи дел из хранилищ
2.3.1. Дела выдаются из хранилища:
- для использования (исследователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное пользование);
- для проведения архивных работ с документами (усовершенствования НСА, экспертизы ценности документов и др. – в рабочие помещения сотрудникам архива);
- для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений).
Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы для использования из хранилищ не выдаются; вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению директора архива.
2.3.2. Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов.
Дела (оригиналы или копии документов) выдаются из хранилищ с письменного разрешения:
- руководства архива – при выдаче особо ценных дел, для передачи документов во временное пользование вне архива, для экспонирования на выставках, при передаче на реставрационно-профилактическую обработку, копирование;
- заведующего архивохранилищем (отделом) – при выдаче документов сотрудникам архива для работы в служебных помещениях и исследователям для работы в читальном зале.
2.3.3. Дела выдаются из хранилища на срок, не превышающий:
- десять дней – для сотрудников архива, исполняющих запросы;
- один месяц – для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива, занимающихся научной работой;
- три месяца – для учреждений и организаций, запрашивающих дела во временное пользование.
Описи дел выдаются на срок, не превышающий пять дней, Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы архива и лаборатории. Продление установленных сроков выдачи описей и дел допускается в особых случаях с разрешения руководства архива.
2.3.4. Выдача дел из хранилищ оформляется следующими документами:
Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах (Приложение 6):
- выдачи дел из хранилища в рабочие помещения;
- выдачи дел в читальный зал;
- выдачи дел в лабораторию;
- выдачи дел во временное пользование.
Книги ведутся раздельно.
Исполненные заказы (требования) исследователей направляются в читальный зал вместе с выданными из хранилища делами и хранятся в личных делах исследователей.
Все прочие исполненные заказы (требования) находятся у хранителя фондов в специальной папке до истечения сроков их хранения.
2.3.5. На место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель, в которой проставляются номера фонда, описи, единицы хранения, когда и кому выдано, подпись выдавшего дело сотрудника и отметка о возврате.
2.3.6. Выдача дел во временное пользование оформляется актом (Приложение 4), который составляется в двух экземплярах – один остается в архиве, а другой выдаётся получателю.
Акт подписывается руководством архива, заведующим архивохранилищем (хранителем фондов) и учреждением-получателем; подписи скрепляются печатями.
2.3.7. Направление дел на реставрацию, в переплёт, для копирования оформляется заказом. Заказ составляется в государственном архиве в необходимом количестве экземпляров. После регистрации заказа в книге учёта заказов лаборатории и проставления его номера на всех экземплярах заказа, один из них возвращается в архив и служит контрольным документом за ходом проведения работ; другие экземпляры заказа остаются в лаборатории, сопровождают дела на протяжении всех этапов работы.
2.3.8. Дела, выдаваемые из хранилища для использования и проведения работ в лаборатории, должны быть оформлены в соответствии с требованиями подраздела 4.1 настоящих Правил.
Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка на обложке дела и в описи, перед выдачей и при возвращении – нумерация листов и состояние документов каждого выдаваемого дела.
Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования документов (Приложение 7).
Транспортирование и перемещение документов
2.3.9. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путём применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Внутригородские перевозки производятся в закрытых автомашинах обязательно в сопровождении сотрудника архива; транспортирование на дальние расстояния – в контейнерах.
Для внутриархивных перемещений из одного здания в другое могут использоваться любые транспортные средства (автомашины, мотороллеры, тележки).
| 