2.2 Размещение документов в хранилище. Топографирование

2.2.1. Документы архива подразделяются на документы общего хранения и обособленного хранения.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения документов обособленного хранения, устанавливаются архивом, исходя из реального объёма и перспектив комплектования архива.

2.2.2. Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. План (схема) предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем централизованный учёт (у лица, ответственного за учёт), а выписки из него – в хранилищах.

2.2.3. Дела размещаются на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках или папках. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах нумеруются по шкафам сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (Приложения 1, 2). Топографические указатели составляются на карточках в необходимом количестве экземпляров; один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный учёт (у лица, ответственного за учёт), второй – в соответствующем хранилище.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд. В случае необходимости на один фонд может быть заведена карточка с продолжением. Карточки пофондового топографического указателя располагаются в порядке номеров фондов.

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.).

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

2.2.4. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у хранителей фондов; печать и пломбы хранятся в порядке, установленном директором архива по согласованию с органами охраны. По окончании работы двери хранилищ запираются, опечатываются или пломбируются. Перед опечатыванием ответственный за хранилище проверяет состояние помещения. Порядок допуска сотрудников архива в хранилище устанавливается директором архива. Посторонние лица допускаются в хранилище только с разрешения директора архива в присутствии хранителя фондов.