2.1 Создание оптимальных условий хранения документов

2.1.1. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

• строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
• оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации;
• применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ;
• применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.).

2.1.2. Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Строительство зданий осуществляется, как правило, по типовым проектам, допускается по согласованию с Госстроем СССР строительство по индивидуальным проектам. Эксплуатация здания и его инженерных систем производится в соответствии с нормативными документами Госстроя СССР.

Требования к зданиям и хранилищам

Здания архивов должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами, на расстояния, установленные санитарными нормами; объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил >>

Электрооборудование, световой режим

2.1.6. В основных помещениях архивов, прокладывается скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая.

Светильники, электрощиты и распределительные устройства в основных помещениях архивов должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются общими и поэтажными отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

2.1.7. В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определённых марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее, чем на 50 см. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20–30 лк; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации – 100 лк; для работы с проектной документацией – 300 лк.

2.1.8. Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей.

Защита документов от действия света обеспечивается:

• хранением документов в шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также в коробках, папках и переплётах;
• применением на окнах светорассеивающих стекол, светонепроницаемых и светорассеивающих штор, раздвижных металлических ставен.

Мероприятия по защите документов от разрушающего действия естественного света должны предусматриваться во всех помещениях, где производится работа с документами.

Противопожарное оборудование

По пожарной опасности помещений архивов относятся к категории «В». Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости >>

Температурно-влажностный режим хранения документов

Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим хранения: температура 17–19°С, относительная влажность 50–55%. Для его поддержания применяются системы кондиционирования воздуха >>

Санитарно-гигиенический режим

2.1.16. Помещения хранилищ должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

Для защиты документов от пыли необходимо:

• обеспечить максимально возможную герметичность помещений хранилищ и оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;
• периодически проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и хранилищ;
• следить за состоянием дощатых полов, чтобы в полу и под плинтусами не было щелей, и чтобы пол был всегда окрашен масляной краской;
• нижнюю часть стен хранилищ (на ²/₃ высоты) окрашивать масляной краской, а верхнюю – клеевой.

Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилищах в плановом порядке предусматриваются санитарные дни.

Оборудование хранилищ средствами хранения

2.1.17. Хранилища оборудуются металлическими стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архивов порядка их размещения: – ширина главных проходов (между рядами стеллажей – 120 см);

• ширина межстеллажных проходов – 75 см;
• расстояние между полками по высоте – переменное, но не менее 40 см;
• расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене – 75 см;
• расстояние между стеной и торцом стеллажа – 45 см;
• расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 20 см.

2.1.18. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений свыше четырех метров и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и межстеллажные перекрытия.

Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов. Чертежи могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы – на стеллажах типа «ёлочка». Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах. Для хранения особых категорий документов используются стационарные отсеки-сейфы и специальные шкафы-сейфы.