Признаки группировки дел

1.3.6. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учётом следующих классификационных признаков:

• структурного (в соответствии со структурными подразделениями);
• хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
• функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учётом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);
• номинального (по их делопроизводственной форме – по родам дел, видам и разновидностям документов);
• корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
• географического (в соответствии с определёнными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);
• авторского (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, дела группируются не по одному, а последовательно по всем тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

1.3.7. Сочетание структурного и хронологического признаков даёт два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

1.3.8. Хронологически-структурная схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений (учитывая дальнейшее пополнение документов этих фондов) и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой.

При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям учреждения.

1.3.9. Если структурные изменения фондообразователя происходили редко, но были сложными и в делопроизводстве не было четкого расположения дел по годам, то дела в фонде группируются вначале по периодам (первый период – от начала существования учреждения до первого изменения его структуры, второй – от первого до второго изменения структуры и т.д.); в пределах хронологической группы дела группируются по структурным подразделениям, которые существовали за данный период.

1.3.10. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется для систематизации дел в фондах учреждений, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы – по времени их создания.

1.3.11. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются при систематизации дел фондов учреждений с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учётом значимости функций учреждений (руководство, планирование, финансирование, учёт и отчётность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.) или по классификатору учреждения.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем – по хронологическому признаку.

1.3.12. Хронологически-тематическая или тематически-хронолотическая схемы применяются при систематизации дел некоторых небольших по объёму фондов, а также отдельных коллекций. Тематические группы дел располагаются по значимости намеченных тем.

1.3.13. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы систематизации применяются для систематизации дел фондов бесструктурных учреждений.

1.3.14. При выборе классификационных признаков для проведения группировки дел в пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

1.3.15. Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

1.3.16. При систематизации дел фондов личного происхождения применяются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, специфические для данных фондов (например, признак группировки рукописей по жанрам произведений).

1.3.17. Архивные фонды, вошедшие в объединённый архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

В пределах каждого фонда, вошедшего в объединённый архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных учреждений, составом и объёмом их документов. Для фондов однородных учреждений используются одинаковые схемы систематизации.

1.3.18. Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (или разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с последующим расположением групп в алфавитном порядке названий учреждений (фамилий авторов). В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут объединяться по разным признакам, исходя из объёма и состава документации.

1.3.19. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

• дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;
• планы, отчёты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчёты за эти годы – к последнему году отчётного периода;
• дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;
• в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

Группы дел и дела в пределах нижних ступеней классификации распределяются по их значимости и хронологии. При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, датированные числом, месяцем и годом, затем – дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом. Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

1.3.20. Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, касается, как правило, материалов личного происхождения, а также тех документов дел, которые по каким-либо причинам полностью или частично находятся в хаотическом состоянии.

Систематизация осуществляется следующим образом:

• определяется фондовая принадлежность документов россыпи и структурные части фондов, к которым они относятся;
• формируются дела с учётом признаков их заведения;
• документы включаются в ранее сформированные дела, к составу которых они относятся.

Сформированные дела подвергаются систематизации и описанию в установленном порядке. Заверительные надписи в делах, в состав которых включены дополнительные документы, уточняются.