1.3 Классификация документов в пределах архивного фонда
1.3.1 Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу классификации документов и учётную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключённых в отдельную обложку.
1.3.2. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая проводится:
- в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;
- в ведомственных архивах при подготовке документов к передаче в государственные архивы;
- в государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов (см. подраздел 4.1. настоящих Правил).
1.3.3. Систематизация дел в пределах фонда складывается из двух процессов:
- разработки схемы систематизации дел фонда;
- распределения дел в соответствии со схемой систематизации.
Схема систематизации
1.3.4. Схема систематизации фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда.
Разработке схемы предшествует изучение истории фондообразователя и истории его фонда. Основные деления схемы намечаются в процессе составления исторической справки о фондообразователе, когда выясняются его структура, компетенция и функции.
1.3.5. Схема систематизации архивного фонда учреждения в зависимости от признака группировки дел может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, функции его деятельности, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.
Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учётом следующих классификационных признаков >>
| 