1.2 Классификация документов в пределах архива
1.2.1. Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам и коллекциям. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов (объединённых архивных фондов, коллекций – см. п. 1.2.3).
1.2.2. Весь комплекс документов, образующийся в деятельности учреждения (общественной организации, предприятия, воинской части, корабля военного или торгового флота) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.
Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователей.
Признаком самостоятельности учреждения-фондообразователя является его функциональная (организационная) обособленность. Для такого учреждения характерно наличие правового акта о его образовании, компетенции, задачах, порядке деятельности (закона, указа, декрета, постановления, приказа, положения, устава и т.п.); самостоятельного баланса (сметы) и расчётного счёта в банке; штатного расписания; гербовой печати, собственных бланков и т.д.
1.2.3. Часть документального фонда учреждения или лица, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.
Видами архивного фонда являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединённый архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция.
Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения.
Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.
Объединённым архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имевших (имеющих) между собой исторически и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчинённость, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др., для лиц – родственные, профессиональные, творческие отношения).
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединённых по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).
1.2.4. Работа по фондированию документов осуществляется:
- в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;
- в ведомственных архивах при отборе документов для передачи в государственные архивы;
- в государственных архивах при необходимости создания объединённых архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования, описании документов, переработке описей.
Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения или лица. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя. >>
Образование объединённых архивных фондов
1.2.11. Объединённые архивные фонды могут быть сформированы из документов:
однородных по целевому назначению и функциям одноимённых учреждений, действовавших на определённой территории.
Примеры:
Производственные колхозно-совхозные управления. Машинно-тракторные станции;
руководящего органа и подчинённых ему учреждений, действовавших на определённой территории.
Пример:
Управление строительства Нурекской ГЭС и подчинённые ему учреждения;
учреждений, связанных между собой объектом деятельности.
Пример:
Управление железной дороги и его конторы;
органов государственной власти и управления и состоящих при них учреждений и организаций.
Пример:
Райисполком и его отделы;
последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.
Пример:
Сменявшие друг друга центральные органы управления мясо, молочной, рыбной промышленности, продовольственных товаров Латвийской ССР;
двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.
Примеры:
Вяземские П.А., П.П. и др.; Ильф (Файнзильберг) И.А. и Петров (Катаев) Е.П.
1.2.12. Образование объединённых архивных фондов включает в себя перешифровку единиц хранения (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учётных документов, размещение материалов объединённого фонда в одном месте хранилища, пересистематизацию описей и дел (при необходимости).
1.2.13. Название объединённого архивного фонда может состоять из обобщённого названия включённых в него фондов, из названия руководящего учреждения и обобщённого названия подчинённых ему учреждений. Конкретные названия всех учреждений, документы которых вошли в объединённый архивный фонд, приводятся в учётных документах (см. п. 3.13.).
Образование архивных коллекций
1.2.14. Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных, разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.
1.2.15. Если документы архивных коллекций без ущерба для использования можно распределить по соответствующим архивным фондам, то они расформировываются. Исторически сложившиеся архивные коллекции, вошедшие в широкий научный оборот, расформированию не подлежат.
1.2.16. В названии архивной коллекции отражается признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости – её составитель (лицо, учреждение, в том числе – государственный архив).
Определение хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов фондов
1.2.17. Хронологическими границами архивного фонда учреждения являются официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения– даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединённого архивного фонда – даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции – даты самого раннего и позднего документа.
Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника и т.д.
Крайние даты документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.
Документы органов государственной власти и государственного управления, воинских частей, соединений и учреждений армии и флота, других учреждений, созданных Русским государством, Российской империей и всеми другими государственными образованиями, входившими в состав империи до Февральской буржуазно-демократической революции в России (не подвергшихся коренным преобразованиям), с момента их образования до ликвидации составляют единые архивные фонды. >>
При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных советских органов власти и органов управления составляют новые архивные фонды. >>
Документы учреждении, временно прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате войн и стихийных бедствий, а затем восстановленных с теми же функциями, являются едиными архивными фондами. >>
Деление архивных фондов на категории
1.2.39. Архивные фонды (их обособленные части) в зависимости от их информационной значимости условно подразделяются на три категории. Делению на категории подлежат архивные фонды в рамках государственных архивов определённого уровня (ЦГА СССР, ЦГА союзной республики, государственные архивы автономных республик, краёв, областей, районные и городские государственные архивы) с уточнением распределения фондов по категориям в каждом архиве.
Принадлежность фонда к той или иной категории определяется его научно-исторической ценностью, многосторонностью (многоаспектностью) документной информации, степенью полноты документов фонда, ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя в сфере общественной и государственной деятельности, исторического периода, экономико-географических и других факторов.
• Классификация документов в пределах ГАФ СССР
• Классификация документов в пределах архивного фонда
| |